Domov  Poslovna informatika  Članki  Prenova in informatizacija poslovnih ...

Članki

PRENOVA IN INFORMATIZACIJA
POSLOVNIH PROCESOV ALI STRATEŠKO NAČRTOVANJE PIS - KJE ZAČETI?

doc.dr. Srečko Natek, univ.dipl.ekon.
Nova Vizija, Informacijski inženiring in svetovanje d.d.
 Vrečerjeva 8, Žalec
Fakulteta za Management, Cankarjeva 5, Koper
srecko.natek@vizija.si



Povzetek
Tudi življenjska doba poslovnih informacijskih sistemov (PIS) je omejena. Zato jih morajo podjetja v nekaj letnih ciklusih prenoviti. Pri tem so razlogi prenove PIS zelo različni. Nekatera podjetja pričenjajo nove posle, ki zahtevajo drugačno informacijsko podporo, druga želijo zamenjati staro tehnologijo in informacijske rešitve, tretja pa želijo podpreti strateške usmeritve podjetja. Zato informatizacija PIS ne poteka na enak način. Mnogi pričnejo s prenovo poslovnih procesov in jo nadgrajujejo z ustrezno informatizacijo. Pogosto pa se informatizacija podjetja prične s formalnim projektom strateškega načrtovanja PIS. Srečamo pa tudi podjetja, ki ne uporabljajo navedenih pristopov k informatizaciji in preprosto zamenjajo računalniško opremo ter rešitve. Pri tem se postavi enostavno vprašanje, kateri od omenjenih pristopov daje najboljše rezultate? Odgovori niso tako preprosti in prispevek poskuša odgovoriti na nekatere.

Abstract
BUSINESS PROCESS AND INFORMATION SYSTEM REENGINEERING OR INFORMATION SYSTEM STRATEGIC PLAN - WHERE TO BEGIN?

Enterprises usually start their information system projects in several years intervals because of different reasons. Some of them start new business, others want to replace old information technology and applications or support the enterprise business strategy, which mean the different information projects. The information project can start with business process reengineering and then upgrade it with information system reengineering. Another well known approach is information system strategic planning. Some enterprises are not using any of described approach. Managers often ask which of described approach ensures the best results? Answers are not so simple. The article tries to answer some of them.

Ključne besede: prenova poslovnih procesov, prenova informacijskih procesov, strateško načrtovanje poslovnega informacijskega sistema, razvijanje informacijskega sistema.


1. ZAMENJAVA ALI PRENOVA PIS?
V medijih ali projektnih dokumentih mnoga podjetja opisujejo svoje informacijske projekte kot projekte zamenjave PIS. Pri tem imajo v mislih predvsem zamenjavo računalniške opreme in nekaterih računalniških rešitev.

Sam pojem zamenjave PIS je zelo zavajajoč in temelji na predpostavki, da lahko PIS kupimo na trgu in ga seveda tudi zamenjamo. V resnici seveda PIS ne moremo kupiti na trgu, ne glede na denar, ki smo ga v ta namen pripravljeni vložiti. Na trgu lahko kupimo, najamemo ali sami razvijemo le sestavine PIS, kot je npr. računalniška oprema, sistemska programska oprema in uporabniške računalniške rešitve. Kupimo lahko celo nekatere zbirke podatkov in vrsto uvajalnih storitev, kot so npr. izobraževanje, prepisovanje podatkov, svetovanje ipd. Lahko celo zaposlimo nove uporabnike PIS ali informacijske strokovnjake. Toda PIS nastane šele v okviru uvajalnega projekta, kjer moramo sestavne dele PIS vključiti v vsakodnevne poslovne procese. PIS nastane kot interakcija in sinteza njegovih delov z našimi podatki, uporabniki ter poslovnimi procesi. Razvoj PIS ni nikoli zaključen, zato se PIS spreminja in dopolnjuje, čeprav ne zamenjujemo njegovih sestavin. V proces je vključeno >>učenje<< PIS kot celote, v smislu njegovega prilagajanja poslovnim zahtevam podjetja.
Takšno, dinamično in celovito pojmovanje informatizacije podjetja seveda izključuje pojem zamenjava PIS iz besednjaka resnih strokovnjakov in managerjev, predvsem iz naslednjih razlogov:

  • čeprav zamenjamo vso računalniško opremo in računalniške rešitve, to še ne pomeni zamenjave celotnega PIS, saj tega pojmujemo veliko širše, kot sestavni del podjetja;
  • praktično nikoli ne zamenjujemo vseh sestavin PIS, proces informatizacije je običajno postopen, zato bi lahko kvečjemu govorili o zamenjavi dela PIS;
  • za vsako podjetje obstaja na trgu več kakovostnih računalniških rešitev, ki jih lahko podjetje poljubno izbira in celo zamenjuje, ne more pa zamenjati svojih podatkov, ker so ti v okvirih danega poslovanja le eni; seveda se lahko podjetje odloči, da bo opustilo spremljanje nekaterih podatkov ali da bo uvedlo zbiranje novih podatkov, toda >>podatkov podjetja<< ne more zamenjati, saj bi s tem zanikalo svoj dosedanji obstoj;
  • iz podobnih razlogov podjetje praktično ne more zamenjati svojih uporabnikov; nekatere uporabnike lahko celo zamenja, vendar bo velik del uporabnikov PIS ostal nespremenjen;
  • del podpore poslovnih procesov ali celo izvajanje poslovnih procesov ter pomembnih poslovnih pravil je vgrajen v računalniške rešitve; delež tovrstne podpore se povečuje, zato tega dela ni mogoče preprosto zamenjati, ampak le prenoviti in informacijsko podpreti. Danes je veliko bolj smiselno govoriti o prenovi PIS, ki temelji na dinamičnem in celovitem pojmovanju PIS, predvsem iz naslednjih razlogov:
  • z zamenjavo delov računalniške opreme, mreže in sistemskih rešitev izvajamo delno ali celovito prenovo računalniške infrastrukture;
  • prenova uporabniških računalniških rešitev lahko temelji na zamenjavi nekaterih uporabniških računalniških rešitev ali na spreminjanju ali dograjevanju obstoječih uporabniških računalniških rešitev; v vsakem primeru je naš cilj zagotoviti kontinuiteto poslovanja, čeprav so spremembe korenite;
    o prenova PIS pomeni ohranjanje pomembnih poslovnih podatkov podjetja; pri tem imamo več možnosti, od arhiviranja preteklih podatkov v navadne arhive ali bolje podatkovna skladišča, do delnega (npr. le otvoritvena stanja, zaloge, odprte postavke, delovni nalogi ipd.) ali celovitega prepisovanja obstoječih podatkov v nove sisteme (celotni promet);
  • pomemben vidik sodobne prenove PIS je izobraževanje uporabnikov; pri tem ne gre le za cilje operativne uporabe izbrane opreme in rešitev, temveč za celovitejše izobraževanje s področja njihove stroke, uporabljene ITK in informacijskih rešitev;
  • najpomembnejši vidik prenove PIS pa je podpreti prenovljene poslovne procese; pod pojmom prenovljenih poslovnih procesov pojmujemo predvsem takšne poslovne procese, ki omogočajo uspešno poslovanje podjetja ter podpirajo njegove strateške usmeritve [1].
     

2. KJE ZAČETI INFORMATIZACIJO POSLOVANJA?
Mnoga podjetja ugotavljajo, da njihovo poslovanje ni dobro organizirano, naloge se izvajajo prepočasi, kupci niso zadovoljni z njihovo odzivnostjo ipd. Analiza tovrstnih problemov hitro pokaže, da za to ni kriv le PIS ali zaposleni, temveč gre za slabo organiziranost poslovnih procesov. Na tej osnovi managerji pogosto sprejmejo odločitev o prenovi poslovnih procesov, ki pa jo bodo nadgradili z ustrezno računalniško podporo. V tem primeru običajno ustavijo aktivnosti informatizacije poslovanja, dokler ne bodo natančneje opredelili, kako bodo prenovljeni poslovni procesi sploh potekali. V nekaterih podjetjih pridejo do tega spoznanja žal šele po uvedbi novih uporabniških računalniških rešitev ali med projektom njihovega uvajanja. V tem primeru je situacija bistveno bolj zapletena, saj so običajno vložili že veliko sredstev in napora za izvedbo projekta, ki ni bil pravilno načrtovan. Oba primera imata skupno odločitev, da je potrebno pred informatizacijo izvesti prenovo poslovnih procesov. V praksi se oba projekta pogosto izvajata vzporedno ali kot skupen projekt.

Povsem drugačen je začetek projektov v podjetju, kjer ugotavljajo, da njihovo podjetje nima jasno začrtanih strateških usmeritev in iz njih izpeljane informacijske strategije. Takšno stanje prepoznavajo na trgu, kjer izgubljajo kupce, prehitevajo jih mnogi tekmeci ipd. Zato se managerji odločijo, da bodo najprej opredelili strateške usmeritve podjetja in v njihovo uresničitev tesno vgradili tudi uporabo sodobne ITK. Takšen pristop zahteva izvedbo projekta strateškega načrtovanja PIS, običajno za obdobje naslednjih 3-5 let. Oba pristopa omogočata informatizacijo poslovanja. Oba se ukvarjata s poslovnimi in informacijskimi procesi, pa vendar so razlike v pristopu tako bistvene, da lahko bistveno vplivajo na dolgoročno uspešnost informatizacije poslovanja in poslovanja samega [2, 4].

Najbolj preprosto povedano gre pri prenovi poslovnih procesov za pristop >>od sredine navzven<<, pri strateškem načrtovanju PIS pa za pristop >>od zgoraj navzdol<<. Čeprav bi lahko naštevali vrsto prednosti enega in drugega pristopa, prispevek nima tega namena. Verjamemo namreč, da gre za pristopa, ki se izjemno dobro povezujeta in dopolnjujeta. Zato se osredotočamo predvsem na časovno izvajanje omenjenih pristopov. Čeprav nastanejo težave najprej v izvajanju poslovnih procesov in se podjetje na to običajno poskuša odzvati s prilagajanjem obstoječih poslovnih procesov in sistemov, mora management v pravem trenutku spoznati, da so potrebne tako korenite spremembe, da je smiselno najprej izvesti globalno analizo obstoječih poslovnih procesov in strateškega položaja podjetja na trgu. Če bo za reševanje njihovih problemov potrebna korenita prenova PIS, je smiselno, da vzporedno ali celo najprej izvede strateško načrtovanje PIS. Najučinkovitejši pristop bo združeval prenovo poslovnih procesov in strateško načrtovanje PIS [3].

Preden zaključimo naše razmišljanje je prav, da podrobneje spoznamo ključne razlike med obema pristopoma, s poudarkoma na začetnih fazah izvedbe tovrstnih projektov, torej s poudarkom na odločitev, s katerim pristopom začeti.

Prenovo poslovni procesov običajno pričnemo z analizo obstoječih poslovnih procesov tako v ekonomskem smislu (analiza vrednostnih verig) kot v smislu operativne izvedbe poslovnih procesov. Analiza je dokaj podrobna, saj poskušamo identificirati lastnike, izvajalce, ključne aktivnosti, dokumente in variante obstoječega poteka poslovnega procesa. Tipični primer tovrstne analize je prikazan na razširjenem diagramu poteka poslovnega procesa na sliki 1, kjer je prikazan poslovni proces naročanja in e-naročanja. Proces izvajajo stranke, komercialisti, finančniki, proizvodni delavci in managerji. Del procesa se izvaja neposredno v okviru računalniškega modula e-naročanja. Diagram opisuje potek procesa naročanja od povpraševanja stranke do izvedbe proizvodnega procesa. Iz takšnega diagrama izkušeni strokovnjaki poslovnih procesov hitro razberejo njegove pomanjkljivosti. Zato si lahko postavijo ambiciozne cilje prenove poslovnih procesov in izdelajo diagrame ciljnih procesov. Ključno za tovrstni pristop je poglabljanje v operativne poslovne procese že od samega začetka njihove prenove.


Slika 1: Razširjeni diagram poteka poslovnega procesa

Potek strateškega načrtovanja PIS je povsem drugačen [6]. Najprej povzamemo strateške usmeritve podjetja in iz njih izpeljemo strateške informacijske potrebe kot ciljni rezultat bodočega PIS. Nato izdelamo arhitekturo PIS, ki jo predstavimo z izbranimi informacijskimi modeli. Najprej želimo opisati globalni procesni model podjetja. To najbolje naredimo s t.i. kontekstnim diagramom tokov podatkov poslovnega procesa, ki odraža najbolj globalni procesni model podjetja. Na zgledu na sliki 2 prikazujemo poslovni proces celotnega podjetja kot črno škatlo brez notranjih tokov podatkov. Osredotočamo se le na tokove podatkov, ki jih ima podjetje s svojim poslovnim okoljem. Iz kompleksnosti teh povezav lahko že od samega začetka sklepamo na kompleksnost informacijskega sistema proučevanega podjetja. Več je tokov podatkov, ki jih bomo računalniško podprli, bolj ambiciozen bo strateški načrt PIS, s čimer so povezana tudi vlaganja v PIS. Diagram je seveda skoraj popolno nasprotje diagramu poteka iz slike 1, saj želi prikazati le globalno sliko poslovnega procesa podjetja in se osredotočiti na procese, ki jih podjetje izvaja v interakciji s poslovnim okoljem. Zato gre za poudarjen pristop od zgoraj navzdol in od zunaj navznoter.


Slika 2: Kontekstni diagram tokov podatkov poslovnega procesa

V nadaljevanju strateškega načrtovanja PIS bomo izdelali strateški model podatkov, katerega osnovni namen ni prikazati globalno sliko baze podatkov temveč izbrane strateške usmeritve, ki se neposredno odražajo v spremembah podatkovnega dela PIS. Na zgledu na sliki 3 je prikazan primer globalnega modela podatkov, kjer so za razliko od obstoječega PIS postavljene v ospredje nove >>strateške<< entitete, predvsem trg in konkurenti. Čeprav je večina povezav v globalnih modelih zaradi narave modeliranja podatkov tipa več : več (nespecifične povezave, ki še niso razrešene v bolj konkretne povezave tipa več : 1, kar je predmet podrobneješega podatkovnega modeliranja), v modelu srečamo kar 3 močne povezave tipa več:1. Gre za povezave entitet konkurenta, kupca in izdelka na entiteto trg. Omenjene povezave poudarjajo strateške usmeritve podjetja, da diverzificira svoje izdelke po konkretnih trgih (povezava 1). Podjetje ravno tako ne obravnava svojih kupcev in konkurentov kot globalnih kupcev ali konkurentov temveč kot kupce in konkurente na vsakem trgu posebej. Takšno osredotočanje na posamezne trge je del močno izražene poslovne strategije, ki se odraža tudi v informacijski strategiji, med drugim tudi v strateškem modelu podatkov, kot pomembnem delu strateškega načrta PIS. Bodoči PIS bo načrtovan tako, da bo omogočil takšno obravnavo izdelkov, konkurentov in kupcev. Glede na pomembnost bo zagotavljal bogati nabor ustreznih podatkov ter vgrajeval omenjena strateška poslovna pravila v podatkovni in funkcionalni del bodočih uporabniških računalniških rešitev.


Slika 3: Strateški model podatkov

Tudi opisani strateški model podatkov dokazuje globalni, v tem primeru predvsem strateški pristop k informatizaciji poslovanja, zato se v temelju razlikuje od opisanega pristopa prenove poslovnih procesov.

V nadaljevanju strateškega načrta PIS bodo opredelili še ciljno arhitekturo računalniških rešitev, ki določa vsebino in funkcionalnost bodočega PIS, kar običajno naredimo z opisom modulov uporabniških računalniških rešitev in modelom njihove medsebojne povezanosti. Arhitekturo zaključimo z modelom računalniške infrastrukture, ki ponazarja bodočo računalniško in komunikacijsko opremo ter sistemske računalniške rešitve [5].


3. SKLEPNA SPOZNANJA
V predhodnem poglavju smo ugotovili, da sta pristopa prenove poslovnih procesov in strateško načrtovanje PIS izjemno koristna pristopa k informatizaciji poslovanja. Dejstvo je, da jih je vedno potrebno kombinirati, saj se že po svoji naravi dopolnjujeta in ne izključujeta. Zato se mora vsako podjetje odločiti, s katerim pristopom bo pričelo svoje projekte informatizacije poslovanja. Pri tem nas lahko vodi spoznanje, da je prenova poslovnih procesov lahko primeren pristop le v primeru, da gre za omejene poslovne cilje prenove operativnih poslovnih procesov. V primeru, da želi podjetje z informatizacijo poslovanja zagotoviti udejanjanje njihovih strateških usmeritev, je potrebno pričeti strateško načrtovanje PIS. Analiza poslovnih procesov je lahko v tem primeru vzporedna naloga, ki se vključuje v strateški načrt predvsem pri analizi razkoraka med obstoječim in ciljnim PIS ter pri opredelitvi poslovnih ciljev prenove poslovnih procesov. V programu projektov, kot zaključnem poglavju strateškega načrta PIS pa bomo zagotovo opredelili prioritetni projekt prenove poslovnih procesov, kot enega izmed projektov, ki bodo zagotavljali udejanjanje strateškega načrta PIS in s tem strateških usmeritev podjetja.


4. VIRI IN LITERATURA


[1] HARMON, Paul: Business Process Change, A Managers Guide to Improving, Redesigning, and Automating Processes, Morgan Kaufman, 2003, str. 45 - 46.

[2] KOVAČIČ, Andrej: Informatizacija poslovanja, EF Ljubljana, 1998, str. 83 - 143.

[3] KOVAČIČ Andrej, BOSILJ VUKŠIĆ Vesna: Management poslovnih procesov, Prenova in informatizacija poslovanja, GV Založba Ljubljana, 2005. 45 - 52.

[4] KRISPAR, Marjan, ROŽANEC Alenka: Obvladovanje informatike v poslovnih sistemih, Pomen strategije in arhitektur, Uporabna informatika, 2005, Št. 4, str. 185 - 198.

[5] LUFTMAN, Jerry: Managing the Information Technology Resource, Pearson Education, 2004, str. 156.

[6] WARD, John, PEPPARD, Joe: Strategic Planning for Information Systems, 3.ed., Wiley, 2002, str. 118- 162.

 

Opens internal link in current windowNazaj na vrh



Članki

 

 

  • Prenova in informatizacija poslovnih procesov ali strateško načrtovanje PIS - Kje začeti?