Domov  Medicinska informatika  POSKUSNO DELO - KLJUČ DO USPEŠNEGA INFORMACIJSKEGA PROJEKTA V ZDRAVSTVU

Članki

POSKUSNO DELO - KLJUČ DO USPEŠNEGA INFORMACIJSKEGA PROJEKTA V ZDRAVSTVU

 

doc.dr. Srečko Natek, univ.dipl.ekon.
Nova Vizija, Informacijski inženiring in svetovanje d.o.o., Vrečerjeva 8, Žalec
Fakulteta za Management, Cankarjeva 5, Koper
srecko.natek@vizija.si



Povzetek
Uspešnost informacijskih projektov v zdravstvu lahko merimo s funkcionalnostjo uporabe ter zadovoljstvom zdravstvenega osebja. Veliko problemov pri uporabi informacijske rešitve nastane zaradi neznanja uporabnikov. V praksi ugotavljamo, da samo izobraževanje ni dovolj. Zato smo v pilotskem projektu implementacije ProMedice v Zdravstveni postaji Štore izkoristili vpliv poskusne uporabe informacijske rešitve na uspešnost projekta. Poskusno uporabo nove informacijske rešitve je vodstvo objavilo kot delovno obvezo.

Abstract
TRIAL WORK - KEY TO SUCCESSFUL INFORMATON PROJECT IN HEALTH CARE

The project successfulness is displayed by the functional use and user satisfaction. The majority of the problems concerning the use of information solution are connected with the lack of user knowledge. In the practise it has been established that training the personnel is not enough. That is why we took advantage of the trial use on the successfulness of ProMedica project in Health Centre Štore. The trial use of the new information system has been defined by management as working obligations.



1. USPEŠNOST INFORMACIJSKEGA PROJEKTA V ZDRAVSTVU
Uspešnost projekta pomeni učinkovito uporabo celotne informacijske rešitve, ki jo v zadovoljstvo zavoda in svoje zadovoljstvo uporablja večina zdravstvenega osebja (zdravniki in tehniki). Čeprav so spoznanja prispevka splošnejšega značaja, je za razumevanje koristno poznati okvire obravnavane informacijske rešitve. Gre za informacijsko rešitev podpore dela zdravnikov in sester v ambulanti in ostalih deloviščih, za fakturiranje njihovih storitev zdravstvenim zavarovalnicam ali podjetjem, za državno zdravstveno statistiko ter vrsto analiz za podporo odločanja. Za vsak projekt je pomembno tudi zadovoljstvo managementa, ki ga vrednotimo s podporo vodenja zavoda ali zasebne prakse v sprejemljivih ekonomskih okvirih ter učinkovitim vodenjem in izvedbo projekta [1]. Izkušnje kažejo, da je za uspešnost projekta posebno pomembna faza poskusne uporabe sistema [2]. Večina problemov pri implementaciji in uporabi nove rešitve je namreč povezanih z neznanjem uporabnika. V nadaljevanju smo se omejili na proučevanje vpliva poskusne uporabe na uspešnost projekta v zdravstvu. V ta namen smo fazo poskusne uporabe opredelili kot obdobje delne vzporedne uporabe informacijske rešitve, kot delovno obvezo, ki jo objavi management zdravstvenega zavoda, kot stvarno preizkušanje in verifikacijo rešitve, kot praktično izobraževanje ter kot psihološko pripravo na novo informacijsko rešitev. Rezultati so presegli naša in uporabnikova pričakovanja, predvsem v smislu nemotenega prehoda na novo rešitev.


2. POSKUSNO DELO IN USPEŠNOST PROJEKTA

2.1 Ko testiranje ni dovolj
Namen poskusnega dela je preveriti delovanje zdravstvene informacijskega rešitve pred njeno redno uporabo. S spremenjenimi rešitvami namreč vzpostavljamo tudi spremenjeno organizacijo dela [3]. Zato poskusnega dela ne smemo enačiti s testiranjem. Testiranje izvajamo na testnih podatkih in po vnaprej pripravljenih testnih situacijah. Pri tem ugotavljamo pomanjkljivosti in jih sproti tudi odpravljamo. Vse to se dogaja v testnem, pogosto pomanjkljivem okolju, na testnih bazah podatkov, običajno izven ambulant in delovnega časa. Posledice ugotovljenih pomanjkljivosti vplivajo le na projektne aktivnosti. Redno delo in dejanski podatki pa niso ogroženi. Ker gre za projektne aktivnosti, bo zdravstveno osebje opravilo le minimalno zahtevano delo.

2.2 Kakšno poskusno delo je potrebno
Poskusno delo najdemo skoraj v vsakem časovnem načrtu uvedbe zdravstvene informacijske rešitve. Toda projektni mesec, dodeljen poskusni uporabi rešitve, se je običajno izgubil v zamudah predhodnih aktivnosti. Zato so ga časovno tako omejili, da je izgubilo svoj namen, včasih pa so ga celo preskočili, kot nepotrebno projektno aktivnost. Spremenjeno je bilo v enega od testov z nepopolnimi učinki. Težaven prehod na novo rešitev in dolgotajni napori za stabilizacijo sistema so bili običajni in pričakovani.

Da bi zagotovili popolne učinke poskusnega dela, preverili vse sestavine sistema (tudi zdravstveno osebje), zmanjšali tveganje prehoda ter s tem povečali uspešnost projekta, mora poskusna uporaba zdravstvene informacijske rešitve obsegati:

  • večino zdravstvenega osebja, saj lahko vsak neusposobljen uporabnik povzroči resno motnjo delovanja celotnega sistema;
  • večinsko funkcionalnost sistema, ker je potrebno preveriti vse module, izpise, vpogledovanja in postopke zdravstvene informacijske rešitve;
  • celotno računalniško, komunikacijsko in sistemsko opremo, ker lahko tudi najmanjša napaka v komunikaciji ogrozi celotno mrežo, pri množičnem delu pa se pokažejo tudi pomanjkljivosti v pooblastilih, odzivnih časih, tiskalnikih ipd.
  • dovolj veliko obremenitev celotnega zdravstvenega informacijskega sistema, da bo mogoče resno sklepati na funkcioniranje celotnega sistema pod polno obremenitvijo;
  • dovolj vnešenih podatkov in pravilno izbiro vnosa primerov podatkov, ki bodo zagotavljali preverjanje tudi redkejših programskih poti; izkušnje kažejo, da mora biti ta količina vsaj 10 - 20 % podatkov običajne redne uporabe sistema;
  • dovolj dolgo obdobje vnašanja podatkov, da se bodo pravočasno pokazale pomanjkljivosti in bodo tudi pravočasno odpravljene pred začetkom rednega dela, saj izkušnje kažejo, da je za to potreben vsaj en mesec;
  • poskusno delo mora uporabnikom naložiti management in ne projektni vodja, zdravstveno osebje pa ga mora sprejeti kot delovno obvezo, ki mora biti ustrezno nadzirana.

2.3 Načrtovanje poskusne uporabe zdravstvene informacijske rešitve
Načrt poskusne uporabe rešitve opredeljuje organiziranost in naloge poskusne uporabe zdravstvene informacijske rešitve, predvsem pa cilje, organiziranost, delovno obvezo ter nadzor. Tako je tovrstni načrt v pilotskem projektu uvedbe ProMedice v Zdravstveni postaji Štore (del Zdravstvenega doma Celje) obsegal naslednje cilje:

  • podrobno, po zdravstvenih dejavnostih usmerjeno, testiranje račnalniške rešitve na izbranih dejanskih obiskih pacientov,
  • preizkus računalniške rešitve na netipičnih primerih obiskov pacientov, ki se sicer redkeje pojavljajo v vsakdanji zdravstveni praksi,
  • preizkus delovanja mreže in uporabe računalniške rešitve na delovnem mestu v ambulanti in ne v učilnici, kjer je potekalo izobraževanje zdravstvenega osebja in testiranje rešitve,
  • spremljanje stabilnosti računalniške rešitve ter priprave poročil, na osnovi katerih bo mogoče sprejeti strokovno utemeljeno odločitev o začetku uporabe računalniške rešitve po zaključku poskusne uporabe,
  • utrjevanje usposobljenosti zdravstvenega osebja,
  • preizkus komunikacij in reakcijskih časov prijave in odprave pomanjkljivosti z dobaviteljem informacijske rešitve,
  • zmanjševanje tveganja prehoda na redno uporabo rešitve,
  • uskladitev šifrantov in prilagoditev računalniške rešitve naročniku.

Organiziranost poskusnega dela pa je obsegala opredelitev obdobja poskusnega dela (en mesec), navodilo, da se vsi podatki o obiskih na vseh deloviščih (ambulante in servisi) v celoti vnašajo v obstoječi zdravstveni informacijski sistem, poskusno pa se izvaja dodatni vnos izbranih obiskov pacientov v novo rešitev z natančno, operativno razmejitvijo rednega in poskusnega dela. V nadaljevanju je bil predpisan način vnosa podatkov obravnave pacienta v novo rešitev, in sicer večinoma po zaključku ordinacijskega časa, na osnovi podatkov iz kartotek izbranih pacientov. Dodana so bila navodila za izbiro primerov, tako da je poskusna uporaba vključevala čimbolj pester nabor podatkov in protokol prijave napak dobavitelju nove informacijske rešitve. Opredeljena je bila še organizacija občasnih eno-urnih delavnic v učilnici, na katerih se je preizkušala trenutna usposobljenost zdravstvenega osebja ter načrtovali dodatni (izobraževalni) ukrepi. Predviden je bil še način nadzora, poročanja in ukrepanja.

2.4 Nadzor poskusne uporabe zdravstvene informacijske rešitve
Da bi zagotovili dovolj velik obsega vnešenih podatkov ter ustrezno pestrost primerov obiskov pacientov v administrativnem in medicinskem pogledu, je bilo potrebno natančno definirati minimalno delovno obvezo vnosa podatkov. V pilotskem projektu je bilo to 5 obiskov - primerov na dan za vsako delovišče, kar je bilo ocenjeno kot okoli 20% povprečne redne delovne zadolžitve po posameznih deloviščih.

Administrator podatkov je izvajal dnevni nadzor poskusne uporabe. Na opisanem projektu se je vnos obiskov po deloviščih gibal med 0 (dopusti ipd.) do 22 obiskov. Neenakomeren dnevni vnos po deloviščih se je običajno izravnal v okviru tedna. Dnevno poročilo je bilo vsaki dan po elektronski pošti poslano na naslove projektnih vodij in managementa, in je bilo priložnost za pravočasno ukrepanje.

Namen tedenskega nadzora je bilo ugotoviti, ali poskusna uporaba rešitve poteka v skladu z načrti. Tako lahko iz primera tedenskega pregleda podatkov v Pregledu 1 razberemo zelo različno doseganje obveze 5 obiskov po deloviščih in posameznih dnevih. Iz pregleda je lepo razvidno samoiniciativno preseganje delovne obveze in celo tekmovanje med posameznimi delovišči.

Pregled 1: Tedenski pregled vnosa obiskov

Pregled 1: Tedenski pregled vnosa obiskov



Mesečni pregled vnešenih obiskov, katerega primer je prikazan v Pregledu 2, kaže, da je bila delovna obvezna dosežena vsak teden posebej. Najbolj intenzivna je bila v drugem tednu, ko je zdravstveno osebje po začetnem tednu, ko so komaj dosegali delovno obvezo, z veseljem povečevali tempo vnosa podatkov. V skupnem obsegu je bila delovna obveza presežena celo za 80%. Okoli 1.800 poskusno vnešenih obiskov predstavlja tretjino rednega vnosa obiskov, kar kaže na zelo vzpodbudno okolje in sprejemanje delovne obveze s strani zdravstvenega osebja kot skupno pot do uspešnega projekta.

Iz Pregleda 3 je razvidna dinamika prijav pomankljivosti ter njihovo reševanje. Razviden je upad in nato uravnoteženje novih prijav v 2. in 3. tednu ter postopno povečevanje števila nezaključenih prijav, ki so, kot bomo videli iz Pregleda 4, razvrščene predvsem v kategorijo manj pomembnih pomanjkljivosti.

Zanimiva je tudi analiza pomembnosti nezaključenih prijav, ki kaže na celovito obvladovanje projekta. Iz Pregleda 4 je tako razvidno, da je od števila nezaključenih prijav v prvem tednu, približno polovica urgentnih in polovica neurgentnih. To razmerje se je v drugem tednu poslabšalo, kot posledica velike intenzivnosti vnosa podatkov ter ugotavljanja pomanjkljivosti, kateremu je reševanje le težko sledilo. Tretji teden pa so se razmere uredile, saj je nerešnih urgentnih pomanjkljvosti najmanj, povečuje pa se število pomembnih in manj pomembnih nezaključenih prijav. Projekt je bil očitno stabiliziran, urgentne pomanjkljivosti so bile sproti obvladovane, vzpostavljen je bil dober sistem spremljanja prijav, ki je ločeval različne prioritete prijav in prepuščal reševanje manj pomembnih pomanjkljivosti na čas po začetku rednega dela.

 

Pregled 2: Mesečni pregled načrtovanih in dejansko vnešenih obiskov

Pregled 2: Mesečni pregled načrtovanih in dejansko vnešenih obiskov

 

Pri analizi stabilnosti implementacije je bilo zanimivo tudi ugotavljanje reakcijskega časa odpravljanja pomanjkljivosti. Na obravnavanem projektu so se urgentne napake reševale v nekaj urah, vendar je bila nato potrebna še instalacija novih verzij programov na strežnik naročnika, kar se je izvajalo zvečer istega dne ali naslednji dan dopoldan. Običajen reakcijski čas odprave pomanjkljivosti je bil zato od enega do dva dneva.

 

Pregled 3: Pregled reševanja prijavljenih pomanjkljivosti

Pregled 3: Pregled reševanja prijavljenih pomanjkljivosti

 

 

Iz opisanih poročil je lahko management ZD Celje zaključil, da je poskusna uporaba nove rešitve uspešna, urgentne pomanjkljivosti so se odpravljale sproti, sistem je bil obvladljiv, projektna skupina ter dobavitelj informacijske rešitve pa so uspešno reševali ugotovljene pomanjkljivosti.

 

Pregled 4: Pomembnost nezaključenih prijav

Pregled 4: Pomembnost nezaključenih prijav



3. ZAKLJUČEK
Izkušnje na pilotskem projektu v Zdravstveni postaji Štore so pokazale, da se napori v načrtovanje, pripravo in dobro izvedbo poskusne uporabe informacijske rešitve vračajo z gladkim prehodom na novo informacijsko rešitev. Management lahko pri tako organiziranem projektu pričakuje bistveno manjša tveganja prehoda na novo zdravstveno informacijsko rešitev in predvsem zadovoljno zdravstveno osebje.


4. VIRI IN LITERATURA
[1] STARE, Aljaž: Dileme pri projektih uvajanja informacijske podpore, Projektna mreža Slovenije, 2003, št. 1, str. 9 - 12.

[2] LEUNG, Albert: Providing navigation aids and online learning helps to support user control: A conceptual model on computer - based learning, Journal of Computer Information Systems, 2003, št. 3, str. 10 - 17.

[3] LAUDON, Kenneth, LAUDON, Jane: Management Information Systems, Managing The Digital Firm, Prentice Hall, 2004, 8.ed., str. 376 - 400.


Članki

bullet

Poskusno delo - ključ do uspešnega informacijskega projekta v zdravstvu